अनुवर्ती कार्रवाई का सबसे कठिन हिस्सा आमतौर पर अधिक प्रेरक वाक्य नहीं ढूंढना है। यह तय कर रहा है कि प्राप्तकर्ता को क्या उत्तर देना होगा। हो सकता है कि आपका पहला ईमेल किसी व्यस्त समय में आया हो, अगला चरण अस्पष्ट रह गया हो, या कोई ऐसा निर्णय माँगा हो जिसे वे अभी तक नहीं ले पाए हों।
शुरुआती बिंदु के रूप में इन मूल टेम्पलेट्स का उपयोग करें। प्रत्येक कोष्ठक वाले फ़ील्ड को बदलें, केवल वही विवरण रखें जो मायने रखता है, और ऐसा समय चुनें जो रिश्ते के अनुकूल हो। नीचे सुझाए गए अंतराल संपादकीय शुरुआती बिंदु हैं, प्रत्येक श्रोता के लिए सिद्ध नियम नहीं।
आपको फ़ॉलो-अप कब भेजना चाहिए?
एक सामान्य ताल की तुलना में एक सहमत तारीख एक बेहतर मार्गदर्शक है। यदि किसी ग्राहक ने कहा है कि वे शुक्रवार को प्रस्ताव की समीक्षा करेंगे, तो उस समीक्षा विंडो के बाद कार्रवाई करें। यदि आपको किसी समय सीमा को पूरा करने के लिए जानकारी की आवश्यकता है, तो बताएं कि आपको इसकी आवश्यकता कब और क्यों है। किसी आवेदन के लिए, किसी से दोबारा संपर्क करने से पहले नियोक्ता के निर्देशों का पालन करें।
| स्थिति | एक उचित प्रारंभिक बिंदु | क्या शामिल करें |
|---|---|---|
| बिना किसी सहमत समीक्षा तिथि वाला प्रस्ताव | भेजने के कई व्यावसायिक दिन बाद | एक उपयोगी स्पष्टीकरण और एक निर्णय. |
| बैठक का निमंत्रण | कुछ व्यावसायिक दिनों के बाद | दो विकल्प और एक स्पष्ट उद्देश्य. |
| नौकरी के लिए आवेदन | बताई गई समीक्षा अवधि के बाद | भूमिका और एक प्रासंगिक अद्यतन. |
| मौजूदा परियोजना की समय सीमा | इससे पहले कि निर्भरता अत्यावश्यक हो जाए | समय सीमा और उसका परिणाम. |
ट्रैकिंग संदर्भ जोड़ सकती है, लेकिन इसे संपूर्ण शेड्यूल निर्धारित नहीं करना चाहिए। एक स्वचालित ओपन तुरंत भेजने के लिए निमंत्रण नहीं है, और कोई भी रिकॉर्ड किया गया ओपन किसी वादा किए गए अनुस्मारक को छोड़ने का कारण नहीं है। बातचीत में तालमेल बनाए रखें।
1. किसी प्रस्ताव पर एक उपयोगी विवरण के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करें
प्राप्तकर्ता को बातचीत फिर से शुरू करने का कारण दें। दायरा स्पष्ट करें, पहले की चिंता का उत्तर संलग्न करें, या सबसे छोटे निर्णय की पहचान करें जो परियोजना को आगे बढ़ने देगा। एक ही ईमेल में कई नए अनुरोध डालने से बचें।
विषय[प्रोजेक्ट] के लिए अगला चरण
यदि आपने कोई ट्रैक किया गया दस्तावेज़ साझा किया है, तो प्रासंगिक प्रश्न तैयार करने के लिए उसकी गतिविधि का उपयोग करें। यह दावा न करें कि पृष्ठ दृश्य सहमति साबित करता है। हो सकता है कि कोई प्राप्तकर्ता विकल्पों की तुलना कर रहा हो या किसी सहकर्मी के साथ दस्तावेज़ साझा कर रहा हो।
2. मीटिंग अनुरोध का उत्तर देना आसान बनाएं
एक अस्पष्ट निमंत्रण शेड्यूलिंग कार्य बनाता है। उद्देश्य स्पष्ट करें, आवश्यक समय का नाम बताएं और अस्वीकार करने का एक सरल तरीका बताएं। यदि आप कोई समय सुझाते हैं, तो समय क्षेत्र शामिल करें और भेजने से पहले जांच लें कि विकल्प अभी भी चालू हैं।
विषय[विषय] के बारे में एक संक्षिप्त बातचीत?
3. बिना दबाव बनाए नौकरी के आवेदन के बारे में पूछें
नियोक्ता द्वारा उपलब्ध कराए गए एप्लिकेशन चैनल या भर्तीकर्ता संपर्क का उपयोग करें। संदेश से आपका आवेदन ढूंढना और आपके प्रश्न का उत्तर देना आसान हो जाना चाहिए। एक संक्षिप्त अद्यतन तब उपयोगी होता है जब यह भूमिका से संबंधित कुछ बदलता है; आपके पूरे कवर लेटर को दोहराना आमतौर पर संभव नहीं है।
विषयअनुवर्ती कार्रवाई: [भूमिका] आवेदन
यदि कोई सार्थक अद्यतन नहीं है तो अद्यतन वाक्य हटा दें। यदि सूची आवेदकों से टीम से संपर्क न करने के लिए कहती है, तो उस निर्देश का सम्मान करें। डेटा ट्रैक करने से नियोक्ता की बताई गई प्रक्रिया नहीं बदलती है।
4. एक समय सीमा और उसके पीछे की निर्भरता को समझाइये
जब आप पहले से ही एक साथ काम करते हैं, तो तात्कालिक भाषा की तुलना में विशिष्टता अधिक मदद करती है। निर्णय, तारीख और उस पर क्या निर्भर करता है, बताएं। यदि कोई मौजूद है तो फ़ॉलबैक की पेशकश करें ताकि प्राप्तकर्ता अधिक समय की आवश्यकता होने पर भी प्रतिक्रिया दे सके।
विषय[परियोजना] के लिए [दिनांक] तक [निर्णय] आवश्यक
5. बिना अपराध बोध या मनगढ़ंत समय सीमा के लूप को बंद करें
एक अंतिम संदेश शिष्टाचार हो सकता है जब यह प्राप्तकर्ता को आसान निकास देता है। इसे सच्चा रखें. यह न समझें कि आप किसी प्रस्ताव को रद्द कर देंगे या खाता बंद कर देंगे, जब तक कि वह कार्रवाई वास्तविक और उचित न हो। अकेले मौन से यह स्पष्ट नहीं होता कि किसी ने उत्तर क्यों नहीं दिया।
विषय[विषय] पर लूप बंद करना
एक बार जब आप एक संदेश भेजते हैं तो कहते हैं कि आप रुकेंगे, रुकेंगे। यदि व्यक्ति बाहर निकलने का विकल्प चुनता है, अस्वीकार करता है, या आपको बताता है कि वे सही संपर्क नहीं हैं तो तुरंत रुकें। रोकने का नियम एक उपयोगी संचार प्रक्रिया का हिस्सा है।
एक अनुवर्ती आदत बनाएं जिस पर आप भरोसा कर सकें
जब आप पहला ईमेल भेजें तो संदर्भ और अनुवर्ती तारीख रिकॉर्ड करें।
चुनें कि अगला चरण एक अनुस्मारक है, समीक्षा के लिए एक मसौदा है, या एक अधिकृत प्रेषण है।
कार्रवाई करने से पहले उत्तरों और संपर्क प्राथमिकताओं की समीक्षा करें।
वास्तविक वार्तालाप के लिए टेम्पलेट संपादित करें.
अगले चरण के बाद कार्य को बंद या स्नूज़ करें ताकि यह डुप्लिकेट न बन जाए।
Elite की वर्कफ़्लो मार्गदर्शिका अनुस्मारक और अनुवर्ती कार्रवाइयों की व्याख्या करती है। वर्कफ़्लोज़ एक प्रो सुविधा है. यदि आप प्रत्येक संदेश की स्वयं समीक्षा करना चाहते हैं, तो एक अनुस्मारक से शुरुआत करें और स्वचालित भेजने को सक्षम करने से पहले स्टॉप शर्तों को कॉन्फ़िगर करें।
उत्तर, पूर्ण निर्णय और बैठकें जैसे उपयोगी परिणामों को मापें जो दोनों लोगों के लिए मायने रखते हों। उच्चतर खुली गिनती अनुवर्ती का लक्ष्य नहीं है। एक स्पष्ट बातचीत है.
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
अनुवर्ती विषय पंक्ति को क्या कहना चाहिए?
जब विषय नहीं बदला हो तो मौजूदा थ्रेड का उपयोग करें। नए संदेश के लिए विषय या निर्णय का स्पष्ट नाम बताएं। नकली उत्तर उपसर्गों, भ्रामक तात्कालिकता, या ऐसे विषय से बचें जो उद्देश्य को छुपाता हो।
क्या मुझे बताना चाहिए कि मैंने एक ईमेल खुला देखा था?
आमतौर पर बातचीत पर ही ध्यान केंद्रित रखें. खुला अनिश्चित साक्ष्य है और निगरानी का उल्लेख अनुरोध से ध्यान भटका सकता है। इसके बजाय प्रस्ताव, समय सीमा या उपयोगी स्पष्टीकरण देखें।
मुझे कितनी बार फॉलोअप करना चाहिए?
कोई सार्वभौमिक संख्या नहीं है. जब संभव हो तो एक ताल पर सहमत हों, उचित स्थान छोड़ें, और गिरावट या ऑप्ट-आउट पर रुकें। यदि बार-बार भेजे गए संदेश कोई मूल्य नहीं जोड़ते हैं, तो लूप बंद करें और रोकें।
स्रोत और आगे पढ़ना
प्रदाता के निर्देश और उत्पाद विवरण 3 अक्टूबर 2026 पर जांचे गए। बाद के परिवर्तनों के लिए लिंक किए गए स्रोत की जाँच करें।
