एक ग्राहक अद्यतन, कार्यशाला आमंत्रण, या उत्पाद घोषणा कई लोगों तक जा सकती है, लेकिन प्रत्येक व्यक्ति को एक संदेश प्राप्त होना चाहिए जो अपने आप में समझ में आता है। इसका मतलब है पतों को निजी रखना, वैयक्तिकरण की जाँच करना, और कहीं उपयोगी जगह पर उत्तर देना।
सबसे सरल तरीका चुनें जो आपके कार्य का समर्थन करता हो। यह मार्गदर्शिका एक छोटे गुप्त प्रतिलिपि प्रेषण, मूल मेल मर्ज और एक अभियान वर्कफ़्लो की तुलना करती है, फिर एक चेकलिस्ट प्रदान करती है जो उन गलतियों को पकड़ती है जो एक बड़े प्रेषण को बढ़ा सकती हैं।
गुप्त प्रतिलिपि, मेल मर्ज और एक अभियान के बीच चुनें
| विधि | के लिए उपयोगी | मुख्य सीमा |
|---|---|---|
| गुप्त प्रतिलिपि | छिपी हुई पता सूची के साथ एक छोटा, समान अद्यतन। | कोई प्रति व्यक्ति शरीर या विशिष्ट ट्रैकिंग पहचान नहीं। |
| जीमेल मेल मर्ज | पात्र कार्यक्षेत्र योजना पर वैयक्तिकृत संदेश। | खाता पात्रता और अंतर्निहित सुविधा सीमाएँ। |
| संगत आउटलुक सेटअप के साथ वर्ड | एक मौजूदा स्प्रेडशीट-आधारित डेस्कटॉप वर्कफ़्लो। | ग्राहक अनुकूलता और मैन्युअल वर्कफ़्लो चरण। |
| Elite व्यक्तिगत अभियान | प्राप्तकर्ता ट्रैकिंग, वैयक्तिकरण, समीक्षा और उत्तर-रोक अनुक्रम। | प्रो और एक कनेक्टेड जीमेल या आउटलुक प्रेषक की आवश्यकता है। |
To या Cc में पतों वाला एक समूह संदेश उन पतों को अन्य प्राप्तकर्ताओं के सामने उजागर करता है। गुप्त प्रतिलिपि सूची को छुपा सकती है, लेकिन यह अभी भी उसी संदेश का मुख्य भाग साझा करती है। जब प्रत्येक व्यक्ति के लिए अभिवादन, संदर्भ या अगली कार्रवाई अलग-अलग होती है तो अलग-अलग डिलीवरी स्पष्ट विकल्प होती है।
जीमेल मेल मर्ज के साथ वैयक्तिकृत ईमेल भेजें
Google का मेल मर्ज दस्तावेज़ योग्य कार्यस्थान योजनाओं को सूचीबद्ध करता है। सुविधा खोजने से पहले अपना खाता जांचें. उपलब्ध होने पर, मेल मर्ज प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए एक व्यक्तिगत प्रतिलिपि बनाता है और मर्ज टैग और एक लिंक्ड स्प्रेडशीट का समर्थन करता है।
जीमेल में एक संदेश लिखें और To फ़ील्ड के आगे नियंत्रण से Mail Merge सक्षम करें।
प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें या स्प्रेडशीट से जोड़ें चुनें।
अपने संपर्क फ़ील्ड द्वारा समर्थित मर्ज टैग डालें।
गुम फ़ील्ड मानों का समाधान करें और भेजने से पहले संदेश की जांच करें।
Google वर्तमान में खाता भेजने की क्षमता के भीतर प्रति दिन 1,500 प्राप्तकर्ताओं की मेल मर्ज सीमा सूचीबद्ध करता है। पात्रता, कोटा और सुविधा प्रतिबंध बदल सकते हैं; बड़े पैमाने पर भेजने से पहले लिंक किए गए प्रदाता निर्देशों की समीक्षा करें। नेटिव मेल मर्ज एक अनसब्सक्राइब लिंक भी जोड़ता है।
अपनी स्रोत सूची छोटी और उद्देश्यपूर्ण रखें। पुराने पते, डुप्लिकेट संपर्क, या अस्पष्ट नामों वाली एक स्प्रेडशीट एक ही गलती की अलग-अलग प्रतियां बनाएगी। केवल पहली पंक्ति ही नहीं, बल्कि विभिन्न डेटा वाले कुछ प्राप्तकर्ताओं की समीक्षा करें।
मर्ज तैयार करने से पहले अपने आउटलुक वर्कफ़्लो की जाँच करें
आउटलुक भेजने के विकल्प अलग-अलग ग्राहकों के लिए अलग-अलग होते हैं। माइक्रोसॉफ्ट का आउटलुक मेल मर्ज मार्गदर्शन क्लासिक आउटलुक को वर्ड के साथ नए आउटलुक में व्यक्तिगत-कॉपी मेल मर्ज विकल्प से अलग करता है। अपने स्थापित क्लाइंट द्वारा समर्थित वर्कफ़्लो को सत्यापित करें।
संगत वर्ड वर्कफ़्लो के लिए, मूल पथ एक ईमेल मर्ज चुनना, प्राप्तकर्ता डेटा स्रोत को कनेक्ट करना, फ़ील्ड सम्मिलित करना, रिकॉर्ड का पूर्वावलोकन करना और मर्ज समाप्त करना है। Windows या macOS चरणों और उनके अंतरों के लिए Microsoft के Word निर्देश देखें।
वास्तविक दर्शकों को नामांकित करने से पहले अपने नियंत्रण वाले पतों का उपयोग करके एक छोटा परीक्षण करें। पुष्टि करें कि ग्रीटिंग सही है, उत्तर अपेक्षित मेलबॉक्स में जाता है, और प्राप्तकर्ता एक-दूसरे के पते नहीं देखते हैं। यह मानने के बजाय कि यह सामान्य कंपोज़ विंडो की तरह व्यवहार करता है, सटीक वर्कफ़्लो में अटैचमेंट समर्थन की जाँच करें।
Elite Mail Suite में एक व्यक्तिगत अभियान बनाएं
Elite अभियान कनेक्टेड जीमेल या आउटलुक मेलबॉक्स का उपयोग करते हैं और प्रत्येक पात्र संपर्क को एक अलग संदेश भेजते हैं। वर्कफ़्लो वैयक्तिकरण, प्राप्तकर्ता-स्तरीय गतिविधि, दमन जांच और अनुवर्ती समीक्षा को एक ही स्थान पर लाता है। याहू एक्सटेंशन कंपोज़ ट्रैकिंग के लिए समर्थित है, लेकिन यह प्रत्यक्ष अभियान प्रदाता कनेक्शन नहीं है।
सटीक प्रेषक मेलबॉक्स कनेक्ट करें और एक सक्रिय, योग्य संपर्क सूची तैयार करें।
एक अभियान बनाएं और प्रदाता और प्रेषक की पहचान की पुष्टि करें।
{{first_name|there}} जैसे फ़ॉलबैक का उपयोग करके संदेश लिखें।
पूर्ण और अपूर्ण रिकॉर्ड के साथ प्राप्तकर्ताओं का पूर्वावलोकन करें।
लॉन्च करने से पहले दर्शकों, भेजने की सेटिंग और किसी भी अनुवर्ती अनुक्रम की समीक्षा करें।
किसी ज्ञात उत्तर या ऑप्ट-आउट के बाद फ़ॉलो-अप बंद हो जाता है, और कतारबद्ध कार्य से पहले दमन की जाँच की जाती है। प्रदाता कोटा अभी भी लागू है. वर्तमान सेटअप और समीक्षा चरणों के लिए अभियान दस्तावेज़ पढ़ें।
वैयक्तिकरण से उपयोगी संदर्भ बदलना चाहिए
पहला नाम केवल एक अभिवादन है. उपयोगी वैयक्तिकरण बताता है कि यह संदेश उस व्यक्ति के लिए प्रासंगिक क्यों है। एक कार्यशाला ईमेल में उस सत्र का उल्लेख हो सकता है जिसमें उन्होंने भाग लिया था; क्लाइंट अपडेट में प्रोजेक्ट और अगली निर्भरता का नाम हो सकता है। केवल वही जानकारी उपयोग करें जो आपके पास वास्तव में है और आप पीछे खड़े रहने में सहज हैं।
विषय[प्रोजेक्ट] के लिए अगला चरण
इसे एक पूर्ण अभियान के बजाय एक रूपरेखा के रूप में मानें। भेजने से पहले ब्रैकेटेड प्लेसहोल्डर्स को बदलें, और अपने चयनित टूल में मर्ज सिंटैक्स को सत्यापित करें। अधूरे डेटा से किसी नाम को जबरदस्ती पढ़ने की तुलना में स्वाभाविक रूप से पढ़ने वाला फ़ॉलबैक अधिक उपयोगी है।
दर्शकों के बड़े होने से पहले एक चेकलिस्ट
- डुप्लिकेट, दबाए गए, सदस्यता समाप्त किए गए और ज्ञात अमान्य संपर्कों को हटाएं।
- सुनिश्चित करें कि विषय और मुख्य भाग संदेश का सटीक वर्णन करें।
- सभी मर्ज फ़ील्ड जांचें और पढ़ने योग्य डिफ़ॉल्ट का उपयोग करें।
- प्राप्तकर्ता परीक्षण इनबॉक्स से प्रत्येक गंतव्य लिंक खोलें।
- उत्तर पता, प्रेषक की पहचान और लागू प्रदाता क्षमता सत्यापित करें।
- संदेश के लिए उपयुक्त प्रेषक की जानकारी और ऑप्ट-आउट नियंत्रण शामिल करें।
- अनुवर्ती रोक की शर्तें निर्धारित करें और तय करें कि ड्राफ्ट की समीक्षा कौन करता है।
भेजने के बाद, सगाई की व्याख्या करने से पहले वितरण समस्याओं का निरीक्षण करें। उत्तर पढ़ें और ऑप्ट-आउट पर कार्रवाई करें। अगले संदेश को बेहतर बनाने के लिए कच्ची खुली गिनती का पीछा करने के बजाय योग्य लिंक गतिविधि और वास्तविक परिणामों का उपयोग करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या Bcc प्रत्येक प्राप्तकर्ता को वैयक्तिकृत ईमेल भेजता है?
नहीं, गुप्त प्रतिलिपि पता सूची छुपाती है लेकिन मुख्य भाग वही रखती है। अलग-अलग वैयक्तिकृत संदेशों के लिए मेल मर्ज या वैयक्तिकृत अभियान का उपयोग करें।
क्या कोई अभियान जीमेल या आउटलुक भेजने की सीमा को पार कर सकता है?
नहीं, एक अभियान अभी भी कनेक्टेड प्रदाता के माध्यम से भेजा जाता है और उसे इसकी सीमाओं और खाता प्रतिबंधों का सम्मान करना चाहिए। प्रदाता क्षमता की जाँच करें और उचित दर्शक आकार के साथ शुरुआत करें।
क्या Elite सीधे याहू के माध्यम से अभियान भेज सकते हैं?
Elite के अभियान प्रदाता कनेक्शन वर्तमान में जीमेल और आउटलुक का उपयोग करते हैं। समर्थित ब्राउज़र एक्सटेंशन के माध्यम से लिखे गए ईमेल को ट्रैक करने के लिए याहू समर्थित है।
स्रोत और आगे पढ़ना
प्रदाता के निर्देश और उत्पाद विवरण 3 अक्टूबर 2026 पर जांचे गए। बाद के परिवर्तनों के लिए लिंक किए गए स्रोत की जाँच करें।
