الجزء الأصعب من المتابعة هو عادة عدم العثور على جملة أكثر إقناعا. إنها تقرر ما سيحتاج المتلقي للإجابة عليه. ربما وصلت رسالتك الإلكترونية الأولى في وقت مزدحم، أو تركت الخطوة التالية غير واضحة، أو طلبت منك اتخاذ قرار لا يمكنك اتخاذه بعد.
استخدم هذه القوالب الأصلية كنقاط بداية. استبدل كل حقل بين قوسين، واحتفظ فقط بالتفاصيل المهمة، واختر التوقيت الذي يناسب العلاقة. الفواصل الزمنية المقترحة أدناه هي نقاط بداية تحريرية، وليست قواعد مثبتة لكل جمهور.
متى يجب عليك إرسال المتابعة؟
التاريخ المتفق عليه هو دليل أفضل من الإيقاع العام. إذا قال العميل أنه سيراجع الاقتراح يوم الجمعة، فقم بالمتابعة بعد فترة المراجعة هذه. إذا كنت بحاجة إلى معلومات للوفاء بالموعد النهائي، فقل متى تحتاج إليها ولماذا. لتقديم الطلب، اتبع تعليمات صاحب العمل قبل الاتصال بأي شخص مرة أخرى.
| الوضع | نقطة انطلاق معقولة | ما يجب تضمينه |
|---|---|---|
| الاقتراح بدون تاريخ مراجعة متفق عليه | عدة أيام عمل بعد الإرسال | توضيح مفيد وقرار واحد. |
| دعوة للاجتماع | بعد بضعة أيام عمل | خياران وهدف واضح. |
| طلب وظيفة | بعد فترة المراجعة المذكورة | الدور وتحديث واحد ذي صلة. |
| الموعد النهائي للمشروع الحالي | قبل أن تصبح التبعية ملحة | الموعد النهائي وعواقبه. |
يمكن أن يضيف التتبع سياقًا، لكن لا ينبغي له تعيين الجدول الزمني بأكمله. لا يعد الفتح التلقائي دعوة للإرسال فورًا، ولا يعد عدم الفتح المسجل سببًا للتخلي عن التذكير الموعود. أبقِ الإيقاع مرتبطًا بالمحادثة.
1. متابعة الاقتراح بتفاصيل مفيدة واحدة
امنح المستلم سببًا لإعادة فتح المحادثة. قم بتوضيح النطاق، أو قم بإرفاق إجابة لمخاوف سابقة، أو حدد أصغر قرار من شأنه أن يسمح للمشروع بالمضي قدمًا. تجنب وضع عدة طلبات جديدة في نفس البريد الإلكتروني.
الموضوعالخطوة التالية لـ [المشروع]
إذا قمت بمشاركة مستند تم تعقبه، فاستخدم نشاطه لإعداد سؤال ذي صلة. لا تدعي أن عرض الصفحة يثبت الاتفاق. قد يقوم المستلم بمقارنة الخيارات أو مشاركة المستند مع زميل له.
2. اجعل الرد على طلب الاجتماع أسهل
دعوة غامضة تخلق جدولة العمل. اشرح الغرض، وقم بتسمية الوقت اللازم، وأعط طريقة بسيطة للرفض. إذا اقترحت وقتًا، قم بتضمين المنطقة الزمنية وتأكد من أن الخيارات لا تزال محدثة قبل الإرسال.
الموضوعمحادثة قصيرة حول [الموضوع]؟
3. اسأل عن طلب وظيفة دون خلق أي ضغوط
استخدم قناة التطبيق أو جهة اتصال مسؤول التوظيف التي يوفرها صاحب العمل. يجب أن تسهل الرسالة العثور على طلبك والإجابة على سؤالك. يكون التحديث الموجز مفيدًا عندما يؤدي إلى تغيير شيء ذي صلة بالدور؛ عادةً لا يؤدي تكرار خطاب التقديم بالكامل إلى حدوث ذلك.
الموضوعالمتابعة: تطبيق [دور].
احذف جملة التحديث إذا لم يكن هناك تحديث ذو معنى. إذا طلبت القائمة من المتقدمين عدم الاتصال بالفريق، فاحترم هذه التعليمات. تتبع البيانات لا يغير العملية المعلنة لصاحب العمل.
4. اشرح الموعد النهائي والتبعية التي تكمن وراءه
عندما تعملان معًا بالفعل، فإن التحديد يساعد أكثر من اللغة العاجلة. اذكر القرار والتاريخ وما يعتمد عليه. قم بتوفير بديل إذا كان موجودًا حتى يتمكن المستلم من الاستجابة حتى عندما يحتاج إلى مزيد من الوقت.
الموضوع[القرار] مطلوب بحلول [التاريخ] لـ [المشروع]
5. قم بإغلاق الحلقة دون الشعور بالذنب أو موعد نهائي ملفق
يمكن أن تكون الرسالة الأخيرة مجاملة عندما تمنح المستلم خروجًا سهلاً. يبقيه صادقا. لا تشير ضمنيًا إلى أنك ستلغي العرض أو تغلق الحساب ما لم يكن هذا الإجراء حقيقيًا ومناسبًا. الصمت وحده لا يفسر لماذا لا يجيب شخص ما.
الموضوعإغلاق الحلقة على [الموضوع]
بمجرد إرسال رسالة تفيد بأنك ستتوقف مؤقتًا، توقف مؤقتًا. توقف عاجلاً إذا قام الشخص بإلغاء الاشتراك أو رفضه أو أخبرك أنه ليس جهة الاتصال الصحيحة. تعد قاعدة التوقف جزءًا من عملية اتصال مفيدة.
قم ببناء عادة متابعة يمكنك الوثوق بها
سجل السياق وتاريخ المتابعة عند إرسال البريد الإلكتروني الأول.
اختر ما إذا كانت الخطوة التالية هي تذكير، أو مسودة للمراجعة، أو إرسال معتمد.
قم بمراجعة الردود وتفضيلات الاتصال قبل اتخاذ أي إجراء.
تحرير القالب للمحادثة الفعلية.
قم بإغلاق المهمة أو تأجيلها بعد الخطوة التالية حتى لا تصبح مكررة.
يشرح دليل سير العمل Elite [](/docs/outreach/workflows) التذكيرات وإجراءات المتابعة. سير العمل هي ميزة احترافية. ابدأ بتذكير إذا كنت تريد مراجعة كل رسالة بنفسك، وقم بتكوين شروط التوقف قبل تمكين الإرسال التلقائي.
قم بقياس النتائج المفيدة مثل الإجابات والقرارات المكتملة والاجتماعات التي تكون منطقية لكلا الشخصين. العدد الأعلى المفتوح ليس هدف المتابعة. محادثة أوضح هي.
الأسئلة المتداولة
ما الذي يجب أن يقوله سطر موضوع المتابعة؟
استخدم الموضوع الموجود عندما لا يتغير الموضوع. بالنسبة لرسالة جديدة، قم بتسمية الموضوع أو القرار بوضوح. تجنب استخدام بادئات الرد الزائفة، أو الإلحاح المضلل، أو الموضوع الذي يخفي الغرض.
هل يجب أن أذكر أنني رأيت بريدًا إلكترونيًا مفتوحًا؟
عادة، حافظ على التركيز على المحادثة. فالفتح دليل غير مؤكد وذكر المراقبة يمكن أن يصرف الانتباه عن الطلب. ارجع إلى الاقتراح أو الموعد النهائي أو التوضيح المفيد بدلاً من ذلك.
كم مرة يجب أن أتابع؟
لا يوجد رقم عالمي. اتفق على الإيقاع عندما يكون ذلك ممكنًا، واترك مساحة معقولة، وتوقف عند التراجع أو إلغاء الاشتراك. إذا لم تضيف الرسائل المتكررة أي قيمة، فأغلق الحلقة وتوقف مؤقتًا.
المصادر ومزيد من القراءة
تم التحقق من تعليمات الموفر وتفاصيل المنتج على ٣ أكتوبر ٢٠٢٦. تحقق من المصدر المرتبط لإجراء تغييرات لاحقة.
