Phần khó nhất của việc theo dõi thường là không tìm được câu thuyết phục hơn. Nó quyết định những gì người nhận sẽ cần phải trả lời. Email đầu tiên của bạn có thể được gửi đến vào thời điểm bận rộn, bước tiếp theo chưa rõ ràng hoặc được yêu cầu đưa ra quyết định mà họ chưa thể đưa ra.
Sử dụng các mẫu ban đầu này làm điểm bắt đầu. Thay thế mọi trường trong ngoặc, chỉ giữ lại chi tiết quan trọng và chọn thời gian phù hợp với mối quan hệ. Các khoảng thời gian được đề xuất bên dưới là điểm bắt đầu biên tập, không phải quy tắc đã được chứng minh cho mọi đối tượng.
Khi nào bạn nên gửi thư theo dõi?
Một ngày đã thỏa thuận là một hướng dẫn tốt hơn so với một nhịp độ chung chung. Nếu khách hàng cho biết họ sẽ xem xét đề xuất vào thứ Sáu, hãy theo dõi sau khoảng thời gian xem xét đó. Nếu bạn cần thông tin để đáp ứng thời hạn, hãy nói khi nào bạn cần và tại sao. Để nộp đơn, hãy làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng trước khi liên hệ lại với bất kỳ ai.
| Tình huống | Điểm khởi đầu hợp lý | Những gì cần bao gồm |
|---|---|---|
| Đề xuất không có ngày xem xét thống nhất | Vài ngày làm việc sau khi gửi | Một sự làm rõ hữu ích và một quyết định. |
| Lời mời họp | Sau vài ngày làm việc | Hai lựa chọn và một mục đích rõ ràng. |
| Đơn xin việc | Sau khoảng thời gian xem xét đã nêu | Vai trò và một bản cập nhật có liên quan. |
| Thời hạn dự án hiện tại | Trước khi sự phụ thuộc trở nên cấp thiết | Thời hạn và hậu quả của nó. |
Việc theo dõi có thể thêm ngữ cảnh nhưng không nên đặt toàn bộ lịch trình. Việc mở tự động không phải là lời mời gửi ngay lập tức và việc mở không được ghi lại không phải là lý do để từ bỏ lời nhắc đã hứa. Giữ nhịp điệu gắn liền với cuộc trò chuyện.
1. Theo dõi đề xuất bằng một chi tiết hữu ích
Cung cấp cho người nhận lý do để mở lại cuộc trò chuyện. Làm rõ phạm vi, đính kèm câu trả lời cho mối quan tâm trước đó hoặc xác định quyết định nhỏ nhất có thể giúp dự án tiếp tục. Tránh đặt nhiều yêu cầu mới vào cùng một email.
chủ đềBước tiếp theo cho [dự án]
Nếu bạn đã chia sẻ một tài liệu được theo dõi, hãy sử dụng hoạt động của tài liệu đó để chuẩn bị câu hỏi liên quan. Đừng cho rằng lượt xem trang chứng tỏ sự đồng tình. Người nhận có thể so sánh các lựa chọn hoặc chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp.
2. Làm cho yêu cầu họp dễ dàng được trả lời hơn
Một lời mời mơ hồ sẽ tạo ra lịch trình công việc. Giải thích mục đích, nêu thời gian cần thiết và đưa ra cách từ chối đơn giản. Nếu bạn đề xuất thời gian, hãy bao gồm múi giờ và kiểm tra xem các tùy chọn có còn hiện hành hay không trước khi gửi.
chủ đềMột cuộc trò chuyện ngắn về [chủ đề]?
3. Hỏi về đơn xin việc mà không tạo áp lực
Sử dụng kênh ứng tuyển hoặc liên hệ nhà tuyển dụng do nhà tuyển dụng cung cấp. Thông báo sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy đơn đăng ký và trả lời câu hỏi của mình. Một bản cập nhật ngắn gọn sẽ hữu ích khi nó thay đổi điều gì đó liên quan đến vai trò; Việc lặp lại toàn bộ thư xin việc của bạn thường không xảy ra.
chủ đềTheo dõi: [vai trò] ứng tuyển
Xóa câu cập nhật nếu không có cập nhật có ý nghĩa. Nếu danh sách yêu cầu người nộp đơn không liên hệ với nhóm, hãy tôn trọng hướng dẫn đó. Dữ liệu theo dõi không làm thay đổi quy trình đã nêu của nhà tuyển dụng.
4. Giải thích thời hạn và sự phụ thuộc đằng sau nó
Khi các bạn đã làm việc cùng nhau, tính cụ thể sẽ giúp ích nhiều hơn ngôn ngữ cấp bách. Nêu rõ quyết định, ngày tháng và những gì phụ thuộc vào quyết định đó. Đưa ra phương án dự phòng nếu có để người nhận có thể phản hồi ngay cả khi họ cần thêm thời gian.
chủ đềCần có [Quyết định] trước [ngày] cho [dự án]
5. Kết thúc vòng lặp mà không có cảm giác tội lỗi hoặc thời hạn bịa đặt
Tin nhắn cuối cùng có thể mang tính lịch sự khi nó giúp người nhận thoát ra dễ dàng. Giữ nó trung thực. Không ngụ ý rằng bạn sẽ thu hồi ưu đãi hoặc đóng tài khoản trừ khi hành động đó là thực tế và phù hợp. Chỉ sự im lặng không giải thích được tại sao có người không trả lời.
chủ đềKết thúc vòng lặp trên [chủ đề]
Khi bạn gửi tin nhắn cho biết bạn sẽ tạm dừng, hãy tạm dừng. Hãy dừng lại sớm hơn nếu người đó chọn không tham gia, từ chối hoặc cho bạn biết rằng họ không phải là người liên hệ phù hợp. Quy tắc dừng là một phần của quá trình giao tiếp hữu ích.
Xây dựng thói quen theo dõi mà bạn có thể tin tưởng
Ghi lại bối cảnh và ngày theo dõi khi bạn gửi email đầu tiên.
Chọn xem bước tiếp theo là lời nhắc, bản nháp để xem xét hay gửi được ủy quyền.
Xem lại câu trả lời và tùy chọn liên hệ trước khi thực hiện hành động.
Chỉnh sửa mẫu cho cuộc trò chuyện thực tế.
Đóng hoặc tạm ẩn tác vụ sau bước tiếp theo để nó không bị trùng lặp.
Hướng dẫn quy trình làm việc của Elite giải thích lời nhắc và hành động tiếp theo. Quy trình làm việc là một tính năng Pro. Bắt đầu bằng lời nhắc nếu bạn muốn tự mình xem lại từng thư và định cấu hình các điều kiện dừng trước khi bật gửi tự động.
Đo lường các kết quả hữu ích như câu trả lời, quyết định đã hoàn thành và cuộc họp có ý nghĩa đối với cả hai người. Số lượng mở cao hơn không phải là mục tiêu của việc theo dõi. Một cuộc trò chuyện rõ ràng hơn là.
Câu hỏi thường gặp
Dòng chủ đề tiếp theo nên nói gì?
Sử dụng chủ đề hiện có khi chủ đề không thay đổi. Đối với tin nhắn mới, hãy đặt tên chủ đề hoặc quyết định một cách rõ ràng. Tránh các tiền tố trả lời giả mạo, mức độ khẩn cấp gây hiểu lầm hoặc chủ đề che giấu mục đích.
Tôi có nên đề cập rằng tôi đã thấy một email được mở không?
Thông thường, hãy tập trung vào cuộc trò chuyện. Việc mở là bằng chứng không chắc chắn và việc đề cập đến việc giám sát có thể làm xao lãng yêu cầu. Thay vào đó, hãy tham khảo đề xuất, thời hạn hoặc lời giải thích hữu ích.
Tôi nên theo dõi bao nhiêu lần?
Không có số phổ quát. Đồng ý về nhịp độ khi có thể, chừa khoảng trống hợp lý và dừng lại ở mức từ chối hoặc chọn không tham gia. Nếu các tin nhắn lặp lại không có giá trị gì, hãy đóng vòng lặp và tạm dừng.
Nguồn và đọc thêm
Đã kiểm tra hướng dẫn của nhà cung cấp và chi tiết sản phẩm vào 3 tháng 10, 2026. Kiểm tra nguồn được liên kết để biết những thay đổi sau này.
