如何追蹤 PDF 視圖並以更多控制方式共享提案

為什麼常規 PDF 附件無法報告每個視圖#

附件是發送給收件人的文件。他們可以保存它、在本地閱讀器中打開它、轉發它或在沒有網路連線的情況下查看它。每次發生這些操作時，寄件者不會自動收到回呼。新增電子郵件開啟像素不會將 PDF 轉變為偵測文件。

託管檢視器的工作方式有所不同。接收者在網頁瀏覽器中開啟共享鏈接，查看者可以報告其呈現的內容。分析適用於受控的觀看體驗。它們不會擴展到任意 PDF 閱讀器或下載文件的未來離線使用。

在 Elite Mail Suite 中分享追蹤的提案#

文件分析是 Pro 功能。 Elite 的 文档分析指南 涵盖跟踪的 PDF、演示文稿、电子表格和 CSV。對於提案，請從最終的 PDF 和您已檢查的收件者清單開始。

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   開啟文件分析並上傳PDF。

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   為目標收件者建立共享連結。

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   設定存取視窗並決定是否應提供下載。

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   如果適合切換，請添加浮水印。

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   測試觀看體驗，然後發送帶有清晰描述的連結。

當單獨的歸屬很重要時，請使用單獨的收件人範圍連結。單一共享連結可以混合來自不同人員的活動，轉發甚至會使收件人範圍的報告變得複雜。在必須驗證身分的情況下，請使用對收件者進行身份驗證的存取方法，而不是假設擁有連結可以證明身分。

在上下文中讀取會話和頁面活動#

Elite 的查看器可以报告共享路径支持的会话、呈现的页面、估计时间和下载。這些細節可以幫助您做好準備。从未渲染过的页面可能需要更清晰的路标；接受重复活动的部分可能值得讨论。

持續時間需要照顧。保持開啟狀態的選項卡可能會增加時間，快速閱讀的人可能會在沒有長時間會話的情況下理解簡短的頁面。呈現頁面並不能確定每個句子都已被閱讀。下載記錄了對副本的訪問，而不是接收者未來對副本的使用。

將活動與實際回覆、會議記錄和專案狀態進行比較。相同的觀看模式可以反映熱情、分歧、內部審查或幫助評估提案的同事。分析無法自行在這些解釋之間進行選擇。

選擇真正切換的存取控制#

• 過期： 限制託管連結可用的期限。
• 撤銷： 當專案或收件者變更時停止將來的存取。
• 下載設定： 決定檢視器是否應提供副本。
• 浮水印： 為預期收件者或上下文標記文件。
• 收件者存取權限： 在資料需要時使用可用的身分控制。

水印標記文件；它不會阻止所有螢幕截圖或副本。撤銷會阻止未來透過託管路由進行存取；它無法刪除某人已經下載的檔案。選擇如何共享敏感工作時，請明確這些限制。

發送之前，請檢查文檔本身。刪除收件者不需要的內部評論、定價草稿、隱藏頁面和個人資料。存取控制無法修復包含錯誤訊息的文件。對受監管或特別敏感的材料使用您組織批准的共享流程。

使報告成為提案審核週期的一部分#

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   共享提案時商定審核日期。

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   檢查該日期之前的觀看者體驗和訪問視窗。

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   查看活動以及收件人發送的任何問題。

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   為後續行動準備一份相關說明。

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   當工作進入新階段時，撤銷或調整存取權限。

保持修訂清晰。如果您建立新版本或鏈接，請說明已變更的內容以及應審查哪個版本。收件人不必協調三個幾乎相同的 PDF 來回答一個簡單的問題。

對於下一則訊息，請使用提案後續模板。對於周圍的電子郵件，請了解連結活動與開放的有何不同。