如何跟踪 PDF 视图并以更多控制方式共享提案

为什么常规 PDF 附件无法报告每个视图#

附件是发送给收件人的文件。他们可以保存它、在本地阅读器中打开它、转发它或在没有网络连接的情况下查看它。每次发生这些操作时，发件人不会自动收到回调。添加电子邮件打开像素不会将 PDF 转变为检测文档。

托管查看器的工作方式有所不同。接收者在网络浏览器中打开共享链接，查看者可以报告其呈现的内容。分析适用于受控的观看体验。它们不会扩展到任意 PDF 阅读器或下载文件的未来离线使用。

在 Elite Mail Suite 中分享跟踪的提案#

文档分析是 Pro 功能。 Elite 的 文档分析指南 涵盖跟踪的 PDF、演示文稿、电子表格和 CSV。对于提案，请从最终的 PDF 和您已检查的收件人列表开始。

1. 1

   打开文档分析并上传PDF。

2. 2

   为目标收件人创建共享链接。

3. 3

   设置访问窗口并决定是否应提供下载。

4. 4

   如果适合切换，请添加水印。

5. 5

   测试观看体验，然后发送带有清晰描述的链接。

当单独的归属很重要时，请使用单独的收件人范围链接。单个共享链接可以混合来自不同人员的活动，转发甚至会使收件人范围的报告变得复杂。在必须验证身份的情况下，请使用对收件人进行身份验证的访问方法，而不是假设拥有链接可以证明身份。

在上下文中读取会话和页面活动#

Elite 的查看器可以报告共享路径支持的会话、呈现的页面、估计时间和下载。这些细节可以帮助您做好准备。从未渲染过的页面可能需要更清晰的路标；接受重复活动的部分可能值得讨论。

持续时间需要照顾。保持打开状态的选项卡可能会增加时间，快速阅读的人可能会在没有长时间会话的情况下理解简短的页面。呈现页面并不能确定每个句子都已被阅读。下载记录了对副本的访问，而不是接收者未来对副本的使用。

将活动与实际回复、会议记录和项目状态进行比较。相同的观看模式可以反映热情、分歧、内部审查或帮助评估提案的同事。分析无法自行在这些解释之间进行选择。

选择真正切换的访问控制#

• 过期： 限制托管链接可用的期限。
• 撤销： 当项目或收件人发生变化时停止将来的访问。
• 下载设置： 决定查看器是否应提供副本。
• 水印： 为预期收件人或上下文标记文档。
• 收件人访问权限： 在材料需要时使用可用的身份控制。

水印标记文档；它不会阻止所有屏幕截图或副本。撤销会阻止未来通过托管路由进行访问；它无法删除某人已经下载的文件。选择如何共享敏感工作时，请明确这些限制。

发送之前，请检查文档本身。删除收件人不需要的内部评论、定价草稿、隐藏页面和个人数据。访问控制无法修复包含错误信息的文档。对受监管或特别敏感的材料使用您组织批准的共享流程。

使报告成为提案审核周期的一部分#

1. 1

   共享提案时商定审核日期。

2. 2

   检查该日期之前的观看者体验和访问窗口。

3. 3

   查看活动以及收件人发送的任何问题。

4. 4

   为后续行动准备一份相关说明。

5. 5

   当工作进入新阶段时，撤销或调整访问权限。

保持修订清晰。如果您创建新版本或链接，请说明更改的内容以及应审查哪个版本。收件人不必协调三个几乎相同的 PDF 来回答一个简单的问题。

对于下一条消息，请使用提案后续模板。对于周围的电子邮件，请了解链接活动与开放的有何不同。